Etiket Menghubungi HRD Lewat WhatsApp: Do's and Don'ts

Kamu lagi cari pekerjaan dan pengen menghubungi HRD lewat WhatsApp? Tunggu dulu! Sebelum kamu mengirim pesan, pastikan kamu mengetahui etiket yang tepat agar tidak salah langkah. Dalam artikel ini, kita akan membahas do's and don'ts saat menghubungi HRD melalui WhatsApp. Yuk, simak tips-tips berikut agar pesan kamu bisa dilirik dan mendapat respon positif!

1. Do: Perkenalkan Diri dengan Sopan

Hal pertama yang harus kamu lakukan adalah memperkenalkan diri dengan sopan. Mulailah dengan salam yang ramah dan sebutkan nama lengkap kamu. Misalnya:

"Selamat pagi, Bapak/Ibu HRD. Perkenalkan, saya Anisa Putri."

Dengan memulai percakapan seperti ini, kamu menunjukkan kesopanan dan profesionalisme sejak awal.

2. Don't: Langsung To The Point Tanpa Basa-Basi

Jangan langsung masuk ke inti pembicaraan tanpa basa-basi ya! Ini bisa membuat pesan kamu terkesan tidak sopan atau terlalu agresif. Ingat, kamu sedang berkomunikasi dengan profesional, bukan teman dekat.

3. Do: Jelaskan Tujuan Menghubungi dengan Jelas

Setelah memperkenalkan diri, jelaskan dengan singkat dan jelas tujuan kamu menghubungi HRD. Misalnya:

"Saya ingin menanyakan informasi lebih lanjut mengenai lowongan posisi Marketing Manager yang diiklankan di website perusahaan."

Dengan menyampaikan tujuan secara jelas, kamu membantu HRD memahami konteks pesan kamu dengan cepat.

4. Don't: Mengirim Pesan di Luar Jam Kerja

Hindari mengirim pesan di luar jam kerja, seperti malam hari atau akhir pekan. Ini bisa dianggap tidak menghargai waktu pribadi HRD. Usahakan mengirim pesan pada jam kerja, misalnya antara pukul 9 pagi hingga 5 sore pada hari kerja.

5. Do: Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional

Meskipun WhatsApp terkesan informal, tetap gunakan bahasa yang formal dan profesional saat berkomunikasi dengan HRD. Hindari penggunaan singkatan atau bahasa gaul. Misalnya, ganti "gimana" dengan "bagaimana" dan "makasih" dengan "terima kasih".

6. Don't: Spam dengan Pesan Beruntun

Jangan mengirim banyak pesan pendek secara beruntun. Ini bisa mengganggu dan membuat pesan kamu terlihat tidak terorganisir. Sebaiknya, susun satu pesan yang lengkap dan kirim sekaligus.

7. Do: Cek Kembali Pesan Sebelum Mengirim

Sebelum menekan tombol kirim, baca ulang pesan kamu. Pastikan tidak ada typo atau kesalahan gramatikal. Pesan yang rapi dan bebas kesalahan menunjukkan bahwa kamu memperhatikan detail dan profesional.

8. Don't: Mengirim File atau CV Tanpa Diminta

Jangan langsung mengirimkan CV atau portofolio kamu tanpa diminta. Tanyakan terlebih dahulu apakah HRD bersedia menerima dokumen tersebut. Ini menunjukkan bahwa kamu menghargai persetujuan mereka.

9. Do: Berikan Kontak Alternatif

Selain nomor WhatsApp, berikan juga kontak alternatif seperti alamat email atau nomor telepon. Ini memberikan opsi bagi HRD untuk menghubungi kamu melalui saluran yang mereka anggap lebih nyaman.

10. Don't: Terlalu Memaksa atau Agresif

Hindari sikap yang terlalu memaksa atau agresif dalam menindaklanjuti pesan kamu. Jika tidak ada balasan dalam beberapa hari, kamu bisa mengirim satu pesan follow-up dengan sopan. Namun, jangan terus-menerus mengirim pesan jika tidak ada respon.

11. Do: Ucapkan Terima Kasih

Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih atas waktu dan perhatian yang diberikan HRD. Ini menunjukkan apresiasi dan meninggalkan kesan positif.

12. Don't: Menggunakan Stiker atau Emoji Berlebihan

Meskipun stiker dan emoji bisa membuat percakapan lebih hidup, penggunaannya yang berlebihan dalam komunikasi profesional bisa dianggap tidak serius. Gunakan secara minimal atau hindari sama sekali jika ragu.

13. Do: Hormati Privasi

Jika kamu mendapatkan nomor WhatsApp HRD dari sumber yang tidak resmi, tanyakan terlebih dahulu apakah mereka bersedia dihubungi melalui WhatsApp. Ini menunjukkan bahwa kamu menghormati privasi mereka.

14. Don't: Mengirim Pesan Berulang kali Jika Tidak Ada Respon

Jika tidak ada respon setelah beberapa hari, jangan terus-menerus mengirim pesan. Ini bisa dianggap mengganggu dan menurunkan peluang kamu untuk mendapatkan respon positif.

15. Do: Tutup Percakapan dengan Baik

Setelah mendapatkan informasi yang kamu butuhkan, tutup percakapan dengan baik. Ucapkan terima kasih sekali lagi dan sampaikan harapan untuk dapat berkomunikasi lebih lanjut jika diperlukan.

Menghubungi HRD lewat WhatsApp bisa menjadi cara yang efektif untuk berkomunikasi, asalkan kamu mengikuti etiket yang tepat. Ingatlah untuk selalu bersikap profesional, sopan, dan menghargai waktu HRD. Dengan mengikuti tips do's and don'ts di atas, kamu meningkatkan peluang untuk mendapatkan respon positif dan membuat kesan yang baik.

Jadi, sudah siap menghubungi HRD lewat WhatsApp? Terapkan tips-tips ini dan raih kesempatan karirmu! Semoga sukses, dan jangan lupa untuk selalu menjaga profesionalisme dalam setiap komunikasi kerja ya!