Cara Menulis Email yang Benar dan Sopan untuk Segala Kebutuhan

Mengirim email sudah menjadi aktivitas yang lumrah semenjak internet hadir, kegiatan mengirimkan email ini sejatinya menggantikan cara berkomunikasi jarak jauh yaitu dengan menggunakan surat. Jadi saling kirim email hanya mendigitalkan kegiatan saling kirim surat. Tapi dalam mengirimkan email ada tata caranya yang harus kamu ketahui, terlebih jika email yang kamu kirimkan untuk sebuah perusahan atau melamar kerja. Nah berikut ini cara menulis email yang benar

Tata cara Menulis Email yang Benar untuk Macam-macam Kebutuhan

Ketika kamu menulis email ada tata cara yang perlu diperhatikan agar email yang kamu kirim tidak gagal. Karena email yang sudah dikirim biasanya tidak bisa ditarik kembali. Jadi kamu harus sangat hari-hatti dalam mengirimnya.

Tentukan Tujuan

Ketikan akan mengirimkan email kamu harus tahu terlebih dahulu tujuannya untuk apa. Karena ada beberapa jenis email tergantung tujuannya. Tujuan ini juga penting agar orang yang menerima email tersebut memahami apa yang kamu kirim, beberapa contoh tujuannya seperti mengundang, memberikan informasi, melamar kerja, atau meminta bantuan. Hal yang kamu harus perhatikan adalah tetap fokus tentang apa yang ingin kamu tulis.

Gunakan Bahasa yang Sesuai

Ketika kamu ingin mengirimkan email pastikan bahasa yang digunakan sudah sesuai. Tetap menjaga profesionalitas tapi tidak perlu terlalu kaku, karena email merupakan metode yang resmi untuk menghubungi seseorang. Hal yang perlu kamu ketahui adalah hindari kata-kata yang informal seperti slang, karena belum tentu orang yang kamu kirim memahami maksudnya.

Gunakan Subject Email

Kamu wajib untuk mengisi kolom subject email yang telah disediakan. Karena subject email bisa membantu orang yang kamu kirimkan mengetahui apa isi email tersebut sebelum membaca isinya. Selain itu subject memiliki banyak manfaat lainnya seperti memberikan dampak positif, mempermudah pencarian email, dan lain-lain. Isi subject dengan detail karena kolom tersebut berguna sebagai ringkasan dari isi email kamu. Tapi kamu juga perlu perhatikan panjang ideal kalimat pada subject email, karena berpotensi akan sulit untuk dibaca

Singkat, Padat, dan Jelas

Seperti yang sudah disinggung bahwa mengirim email harus jelas dan mudah dimengerti. Nah kamu juga harus menulisnya dengan singkat dan padat, agar orang yang membacanya langsung memahami tentang apa yang kamu tulis secara singkat. Jika kamu menulis email terlalu panjang dan bertele-tele, orang yang menerima akan kesulitan untuk memahami isinya.

Menjaga Etika Kesopanan

Dengan mengirimkan email bukan berarti kamu menyampingkan etika kesopanan. Mulai lah mengirimkan email dengan kata sapaan seperti “Selamat Pagi/Siang/Malam” atau gunakan sapaan seperti “Dear John” karena kesopanan ini penting untuk menunjukan rasa hormat. Kamu juga harus memperhatikan waktu untuk mengirimkan email, idealnya kirim pada hari dan kerja jika ingin langsung di respon hindari mengirimkan pada malam hari.

Buat Format yang Rapi

Perhatikan format penulisan email agar pesan yang kamu kirim jelas dan terstruktur. Email dengan format yang rapi dapat memudahkan pembacanya, gunakanlah contoh penulisan berikut ini untuk mempermudah kamu:

• Subject: Informasi penting secara ringkas hanya dengan beberapa kata
• Opening: Opening email ini bisa diisi dengan ucapan spaan dan pengenalan diri
• Body: body email merupakan isi dari email tersebut, tulislah dengan cara menulis yang sudah dijelaskan di atas
• Penutup: Berikan penutup yang sopan dengan ucapan terima kasih dan beritahu jika kmau menunggu balasanya
• Signature: Berikan tanda tangan jika diperlukan atau informasi tentang kontak nama kamu

Hal-hal yang Perlu Kamu HIndari Ketika Mengirimkan Email

Setelah mengetahui tata cara yang benar dalam menuliskan email, sekarang kita akan membahas tentang hal yang harus kamu hindari ketika mengirimkan email.

Tidak Mengisi Subjek Email

Ini adalah kebiasan buruk yang perlu kamu hindari ketika mengirimkan email. Karena kamu akan terkesan tidak profesional ketika jika mengisi subjek. Selain itu fungsi kolom subjek memudahkan penerimanya untuk memahami isi emailnya, jadi bisa mempersingkat waktu untuk membacanya.,

Menyingkat kata dan Penggunaan Slang

Email bertujuan untuk keperluan professional maka dari itu pergunakanlah bahasa yang formal dan tidak menyingkat kata. Selain itu jangan gunakan bahasa slang atau bahasa gaul, karena akan mengurangi level profesionalitas dan sulit untuk dimengerti

Penggunaan Emoji Ketika Mengirim Email

Perlu diketahui bahwa penggunaan emoji dalam mengirim email harus dihindari. Karena penggunanya akan tidak tepat ketika harus mengirimkan email secara formal. Usahakan untuk menjelaskan semuanya secara text bukan emoji.

“”” Menyertakan Lampiran Email Dalam Size yang Besar Hindari untuk menyertakan lampiran email dengan file yang besar, karena platform tersebut diperuntukan untuk mengirim file ringan dan text. Jika kamu mengirimkan file terlalu besar, maka email tersebut akan lebih lama terkirim.

Isi Email yang Tidak Terstruktur

Ketika hendak mengisi body atau isi email usahakan penulisanya yang terstruktur, kamu bisa gunakan template mengirim email yang banyak di internet. Selain itu usahakan untuk mengisi body email meskipun kamu hanya mengirimkan lampiran file saja, karena hal tersebut merupakan bagian dari etika mengirimkan email.

Menggunakan Berbagai Macam Warna dan Jenis Font

Pastikan untuk menggunakan jenis font yang formal dan mudah dibaca, karena banyak font email yang masih terlihat informal dan sulit untuk dibaca. Kamu perlu untuk menghindari penggunaan berbagai macam warna ketika mengirimkan email, karena terkesan informal.

Cobain Belajar Skill DIgital Tanpa Punya Background di Bidangnya

Pengen switching career dan belajar skill digital tapi khawatir karena gak punya background pendidikan yang sesuai? Tenang aja di Purwadhika kamu bisa dapetin itu semua! Kok bisa sih? Iya dong bisa karena Purwadhika bakal ngajarin kamu skill digital dari nol. Jadi gak perlu khawatir lagi karena gak sesuai, yuk cek website Purwadhika buat tahu info lebih lanjut dan katanya lagi banyak banget promo loh!